貸会議室を利用して催事 貸会議室で催事をする場合、主催者側のメリットと来場者のメリット

貸会議室で催事をする場合、主催者側のメリットと来場者のメリット

近頃は自社の会議室を利用することが少なくなっています。会議室そのものを持つことのコストを避けるために必要なときにだけ貸会議室を利用することが経営者として普通の考え方になっています。空間をレンタルして催事をすることも増えています。必要なときにだけ、必要な空間を借りられるので合理的ですよね。この記事では【貸会議室で催事をする場合、主催者側のメリットと来場者のメリット】について詳しく解説します。

 
そもそも貸会議室とは何?




貸しスペースと似ていますが、貸会議室と貸しスペースは違います。催事会場として利用する場合は一定時間スペースを借りなければなります。貸会議室運営会社は貸出をしている会議室の数が多いですから、急に催事場所を探すことになっても、空き部屋を探すことができます。貸しスペースとは選べる種類の数が違います。どこの貸会議室も30分から1時間単位で契約できるようになっています。手軽に簡単に予約できるのも強みです。

では貸会議室はどういった設備を持っているのでしょうか。それぞれの貸会議室運営会社によって揃えている設備や備品は違います。一般的にあるものは大型スクリーン・演説台・催事をする場合に役立つ空間を仕切る目的のパーテーション・Wi−Fiなどです。

これ以外にもいろんな備品や設備がありますから、必要に応じてレンタルできます。利用される予定のオフィシャル・ウェブサイトを見れば掲載されていますので、比較しながら検討しましょう。さまざまなシーンに対応できる柔軟性が魅力ですね。だからこそ、毎年のようにニーズが拡大しているのです。


 

 
催事を貸会議室で利用する場合の主催者側のメリット






 
立地条件の良さ


一般的なレンタルスペースと違って貸会議室は、都市部の中心付近にある主要駅の近くにあります。自社の所在地が郊外の不便なところにある場合もあります。アクセスが不便ですと自社の会議室があっても催事を開催することは難しいです。なかなか来場してもらえないでしょう。

貸会議室の場合はロケーションが好立地なので、アクセスに困ることはありません。最寄り駅から徒歩圏内nありますから、時間に余裕を持ってきて頂けます。場所が良いことは、集客人数が増える要素になるのです。たくさんの来場者があれば、会社の認知度もあがりますし、商品をアピールできるのです。


 
リアルな実体験をしてもらえる


自社が開発した製品やサービスを、来場していただいた人たちに手を取って利用することができます。リアルな体験をしてもらって、デジタルマーケティングやメディアを使って宣伝広告するよりも、ダイレクトに訴求できるのです。強い効果が期待できます。多くの情報を来場者は体験できることになるでしょう。

 
強いコマーシャル効果が得られる


催事は来場者がわざわざ催事場に足を運んでくださります。行動が伴って、自分の意志で来られますから、インターネット広告や雑誌広告と比べると記憶に残りやすい特徴があります。催事を経験したことをお友達や知人に話しをしてくれるクチコミ効果が期待できます。自然と自社製品やサービスを拡散できる可能性が増えます。

 
限られた短い時間でも、たくさんの来場者にアピールできる


ロケーションが良い貸会議室をレンタルして催事をすることで、内容に興味をもってくれた見込み客が来られます。見込み客だった人たちがお得意様になっていただける可能性があります。短い時間でも「優良」な顧客にサービスや商品を売り込めます。

 
事前の準備や後片付けも簡単にできる


催事を開催した経験があるならばわかりますが、想像している以上に準備に時間も手間もかかります。催事の内容にもよるのですが、受付に必要な物品・催事場で必要な物品などを区分けして準備しなければなりません。

貸会議室の場合は、備品が充実しているので、予め準備しておきたい配布物や資料も数日前に宅配便で貸会議室運営会社に送っておけば大丈夫です。当日まで保管してくれますから、事前準備の手間が軽減されます。

会場のセッティングまでハンドリングしている貸会議室運営会社もあります。備品まで含めた催事場の会場の準備を一切合切任せることができれば、楽ですね。催事が終了したら撤収や後片付けまでしてもらえるならば、自社のスタッフも催事の開催に集中できます。

余った資料や配布物を送り返してもらうといいのです。自社スタッフだけで全てをこなすのは大変忙しいです。貴重な時間を催事の準備にかけることも人件費につながるのです。貸会議室で催事をするのは、スペースの提供をしてもらうだけでなく、運営までサポートしてもらえます。時間にも気持ちにもゆとりができます。催事の準備から終了まで円滑に実施することができるでしょう。




 


 
催事を貸会議室で利用する場合の来場者側のメリット





 
交通の便が良いこと!

来場者にとって催事場所まで交通機関が便利であれば気軽に参加できるのです。催事会場に行きたい・サービスや商品の興味があっても都心部から外れた郊外にあると、気持ちが盛り上がりません。都心部ならば土地勘もありますし、普段行き慣れています。知らない場所で、電車で何度も乗継があったり、最寄り駅から、さらにバスで乗り換えなければならないとなれば、時間もかかります。会場までの道もわかりにくいでしょう。

催事場へ行くことが、めんどうになってしまって来場意欲が低下します。催事会場にたどり着くまで体力を使ってしまいます。催事場で疲れてしまって有意義な時間を過ごすことができません。来場者に負担をかけてしまいます。

土地勘があればまだいいですが、まったく知らない場所だと迷ってしまうこともあります。その点、わかりやすい場所にある貸会議室を使った催事場ならば、気軽に足を運ぶことができます。来場者も余裕を持って行動してもらえますから、催事場で楽しんでもらえるのです。


 
都心部の貸会議室ならば周辺の環境が整っている!



ロケーションが良い貸会議室で催事をする場合は、周辺のエリア環境も整備されています。催事に訪れる人たちは他府県からや郊外から来場されるケースもあります。日帰りができなかったり、観光も兼ねたい場合は宿泊機関や食事する飲食店やレストランなどが周辺にあれば便利ですね。

主要駅の周辺にある貸会議室が集中しています。近隣にはビジネスホテルとか飲食店も集まっています。催事をしている場所から移動をすることもなく行動できて便利になります。



 

 
まとめ




いかがでしたでしょうか?貸会議室で催事をする場合、主催者側のメリットと来場者のメリットをご紹介してきました。立地・サービス・設備など色んな面でメリットがあります。催事の場所で困っている場合は、貸会議室を検討してみてはどうでしょうか。

催事を貸会議室で利用する場合は(1)部屋の広さを選択できます(2)必要な機材や備品が揃っている(3)業務代行サービスが充実している(4)コーディネーターによって会場のレイアウトのアドバイスをしてもらえる(5)過剰のセッティングや・後片付けもしてもらえるなどいろんなメリットがあります。たくさんの集客が見込めますし、たくさんの人の自社サービスや製品をアピールできるので費用対効果がいいのです。催事に興味・関心を持っている人が来てくれるように、できるだけアクセスの良い場所を早めに押さえておきましょう。




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